Efikasan automatski imejl odgovor tokom odsustva

Konačno krećete na zasluženi odmor, ali prije toga treba da obavite još jednu stavku sa liste obaveza - da u elektronskoj pošti napišete automatsku poruku o odsustvu. Mnogima je poznata dilema koliko informacija uključiti, koliko biti dostupan tokom odsustva i da li poruci dati lični pečat ili čak pokušati da ubacite šalu.

Stručnjaci kažu da postoje jasna pravila o tome šta treba, a šta ne treba raditi kada pišete automatsku poruku o odsustvu (out-of-office - OOO), a greške mogu imati ozbiljnije posljedice nego što biste očekivali. Dobra automatska poruka treba da bude ljubazna i sažeta, jasno navodeći datum povratka i, po potrebi, kontakt nekoga ko može da pomogne u međuvremenu, savjetuje Debrets konsultantska kuća specijalizovana za poslovni i društveni bonton.

Treba izbjegavati dijeljenje previše informacija, poput detaljnog opisa planova za odmor, kao i hvalisanje destinacijama ili stvarima, kao što su vikendice i skupi hobiji. Još jedna stvar koju bi trebalo izbjegavati jeste naglašavanje koliko je opravdano ili plemenito što uzimate slobodne dane. Takav pristup može se tumačiti kao da se previše trudite da ostavite određeni utisak, kaže Rupert Veson, direktor Debretsa. „Neki ljudi će biti oduševljeni što provodite 'kvalitetno vrijeme sa porodicom', ali imajući u vidu da su upravo oni ti koji vam šalju mejlove dok vrijedno rade, rizikujete da im to trljate na nos“, upozorava on.

Ni previše štura poruka nije dobro rješenje. Automatski odgovor koji se svodi samo na rečenicu: „Van kancelarije sam”, bez naznake kada se vraćate ili kome se može obratiti u hitnim slučajevima, može otvoriti više pitanja nego što pruža odgovora. „Ljudi ne znaju kada mogu da očekuju odgovor niti kome drugom mogu da se obrate za pomoć, a upravo ta neizvjesnost dovodi do dodatnih poruka poslatih za svaki slučaj“, kaže Šarlot Dejvis, stručnjakinja za karijeru u poslovnoj mreži LinkedIn. Dobra automatska poruka o odsustvu treba da uradi dvije stvari - da jasno navede period vašeg odsustva i da uputi ljude na nekoga ko vas menja dok niste dostupni, dodaje.

Ona smatra i da je pre odlaska važno da kolegu koji vas menja upoznate sa svim važnim obavezama i otvorenim pitanjima. „To pomaže svima koji pokušavaju da stupe u kontakt sa vama, a istovremeno štiti i vaš odmor“, kaže Dejvis.

Iako lični pečat može funkcionisati u automatskim porukama, treba imati na umu da humor ne nailazi uvijek na dobar prijem u mejlovima. Previše ležerne ili sarkastične poruke mogu napraviti problem, čak i kada su duhovite, kaže Pol Ficsimons, direktor prodaje i marketinga u advokatskoj kancelariji Wilford Smith. Kao primjere navodi poruke poput: „Trenutno sam van kancelarije i pravim se da ova kompanija ne postoji“ ili „Ako je hitno, pozovite nekoga koga je briga“. Takvi pokušaji humora nekima mogu biti zabavni, ali drugi ih mogu doživjeti kao neprofesionalne ili uvredljive.

Česta zamjerka na automatske poruke odnosi se na formulaciju da će primalac imati „ograničen pristup mejlu“ dok je odsutan. Problem je u tome što takva poruka može navesti ljude da nastave da vas kontaktiraju, kao da ste i dalje na poslu. Veson smatra da je, ukoliko planirate da povremeno provjeravate poruke tokom odmora, bolje da to jasno kažete. Na primjer: „Povremeno ću provjeravati mejlove“, jer se tako postavljaju realna očekivanja. Dejvis, međutim, ističe da oni koji žele pravi predah treba to nedvosmisleno naglasiti. „Recite to jasno, na primjer: 'Tokom ovog perioda neću provjeravati mejlove'“, savjetuje ona.

Savjeti za pisanje dobre automatske poruke o odsustvu uključuju: budite ljubazni, navedite tačan datum povratka i kontakt nekoga ko vas menja, jasno definišite sopstvenu dostupnost, ne obećavajte trenutne odgovore po povratku, ne zaboravite interne, ni eksterne kontakte, i isključite automatsku poruku kada se vratite. Zastarela poruka o odsustvu može ostaviti utisak neorganizovanosti i nemarnosti.